Conceptos: SAP, ERP, SMART, PERFORMANCE

SAP

El nombre de SAP proviene de: Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de datos. EL nombre SAP es al mismo tiempo el nombre de una empresa y el de un sistema informático. Este sistema comprende muchos módulos completamente integrados, que abarca prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial. Cada módulo realiza una función diferente, pero esta diseñado para trabajar con otros módulos. 

La integración total de los módulos ofrece real compatibilidad a lo largo de las funciones de una empresa. Esta es la característica más importante del sistema SAP y significa que la información se comparte entre todos los módulos que la necesiten y que pueden tener acceso a ella. La información se comparte, tanto entre módulos, como entre todas las áreas.

SAP establece e integra el sistema productivo de las empresas. Se constituye con herramientas ideales para cubrir todas las necesidades de la gestión empresarial -sean grandes o pequeñas- en torno a: administración de negocios, sistemas contables, manejo de finanzas, contabilidad, administración de operaciones y planes de mercadotecnia, logística, etc. SAP proporciona productos y servicios de software para solucionar problemas en las empresas que surgen del entorno competitivo mundial, los desarrollos de estrategias de satisfacción al cliente, las necesidades de innovación tecnológica, procesos de calidad y mejoras continuas, así como, el cumplimiento de normatividad legal impuesta por las instituciones gubernamentales. Los Módulos de aplicación son los siguientes :

• Gestión financiera (FI). Libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales, etc.
• Controlling (CO). Gastos generales, costes de producto, cuenta de resultados, centros de beneficio, etc.
• Tesorería (TR). Control de fondos, gestión presupuestaria, etc.
• Sistema de proyectos (PS). Grafos, contabilidad de costes de proyecto, etc.
• Gestión de personal (HR). Gestión de personal, cálculo de la nómina, contratación de personal, etc.
• Mantenimiento (PM). Planificación de tareas, planificación de mantenimiento, etc.
• Gestión de calidad (QM). Planificación de calidad, inspección de calidad, certificado de, aviso de calidad, etc.
• Planificación de producto (PP). Fabricación sobre pedido, fabricación en serie, etc.
• Gestión de material (MM). Gestión de stocks, compras, verificación de facturas, etc.
• Comercial (SD). Ventas, expedición, facturación, etc.
• Workflow (WF), Soluciones sectoriales (IS), con funciones que se pueden aplicar en todos los módulos.

SAP fue fundada el 1 de Abril 1972 a partir del desarrollo de un paquete de contabilidad financiera que funcionaba en bloques. Continuó con el diseño y aplicación de un sistema financiero en tiempo real, sobre las experiencias que se tenía en el programa. Simultáneamente, SAP desarrolló un sistema de administración de materiales. Posteriormente el sistema de administración de materiales se convirtió en un paquete estándar, que se financió con los beneficios del sistema financiero contable. Los dos sistemas desarrollados fueron los primeros módulos de los que se llamo el sistema R, que producto de un nuevo desarrollo, se renombró R/1 seguido de sus sucesores R/2 y R/3.

SAP también ofrece diseño y estrategias de procesos, así como, servicios permanentes que ayudan a emigrar los sistemas empresariales de acuerdo con los cambios de las TI. SAP ayuda a sus clientes “a dirigirlos durante dichas transiciones, de los entornos de min (SAP R/2 ®) a los de cliente-servidor (SAP R/3) y de estos a la arquitectura hacia la arquitectura orientada a los servicios (ESA)”. Asimismo, ofrece estrategias de resistencia al cambio en los sistemas de soluciones de negocios pues se involucra en los procesos de capacitación de los usuarios finales del sistema.

¿QUE ES ERP?

Los sistemas ERP no solo sirven para integrar varios departamentos de una empresa. Para verdaderamente ser considerado ERP, el sistema posee algunas de las siguientes características fundamentales:

- Flexibilidad: Un sistema ERP es flexible de tal manera que responde a las constantes transformaciones de las empresas. La tecnología cliente/servidor permite al sistema ERP operar sobre diferentes bases de datos por las conexiones de bases de datos abiertas.

- Modularidad El sistema ERP es un sistema de arquitectura abierta, es decir, puede usar un módulo libremente sin que este afecte los restantes.

- Comprensivo El sistema debe estar apto a soportar las diferentes estructuras organizacionales de las empresas, así como una vasta área negocios.

- Conectividad El sistema no se debe confinar al espacio físico de la empresa y permitir la conexión con otras entidades pertenecientes al mismo grupo empresarial.

- Simulación de la Realidad debe permitir la simulación de la realidad de la empresa en el ordenador.

Y además un ERP cuenta con los siguientes beneficios:

1. Proveer acceso en tiempo real a operaciones y datos financieros.

2. Modernizar las estructuras administrativas.

3. Centralizar el control sobre la información.

4. Estandarizar los procesos.

5. Reducción en los costos y tiempos en los procesos claves del negocio.

6. Transacciones de la información más rápidas.

7. Mejor administración financiera.

8. Establecer las bases para el comercio electrónico.

9. Hacer el conocimiento de los procesos explícito.

ARQUITECTURA TECNICA DE LOS ERP.

Los ERP están sobre un servidor, la mayoría de los ERP son compatibles con un paquete de oficina como el Office de Microsoft, normalmente Powerpoint o Excel tanto para hacer presentaciones de datos como para Exportar o Importar datos. Los ERP son compatibles también con Herramientas de Reporteo (Normalmente Crystal Report).

ARQUITECTURA MODULAR

Un ERP es un conjunto donde todas las partes dependen unas de las otras y todas ellas forman una unidad. Un ERP es modular ya que es posible tener una o varias aplicaciones al mismo tiempo.

¿QUE ES SMART?

 S.M.A.R.T es un acrónimo inglés y sirve para marcar principios que nos ayuden a clarificar y estipular adecuadamente nuestros objetivos.

¿Que es S.M.A.R.T ?

Son los principios por los que un objetivo se debe regir:

S – Específicos

M – Mensurables

A – Alcanzables

R – Realistas

T – Plazo ( en un tiempo determinado)

Específicos: Al establecer tus objetivos debes asegurarte de que cada uno de ellos contiene una acción determinada. ¿Por qué? Pues porque un objetivo genérico, Ej.: posicionarse como la primera marca nacional en un determinado producto, debe traducirse en varias acciones específicas que especifiquen como alcanzar ese objetivo. Ej.: mejorar las características x del producto, mejorar comercialización en determinada zona…

Mensurables: ¿Cuanto tiempo tardarías en recorrer la galaxia? Puedes responder…Un objetivo que no puede medirse no sirve ya que no contribuye de una forma cuantificable a alcanzar nuestras metas y, lo que es peor, no podemos confirmar si se ha logrado o no.

Alcanzables: ¿Cuanto tiempo tardarías en recorrer la galaxia? Plantearse objetivos inalcanzables no contribuye a nuestra planificación, más bien contribuye al escepticismo, ya que la función de un objetivo es la de posibilitar una meta, no la de obstruirla.

Realistas: ¿Quiero ser el hombre más rico del mundo en un mes?… Ser irrealista a la hora de plantear un objetivo nos desmotivará e impedirá que continuemos peleando por nuestras metas. Un objetivo debe motivar, debe empujarnos hacia su logro, debe retarnos en los momentos difíciles y debe obligarnos a pelear hasta la extenuación por conseguirlo, plantear un objetivo irreal no lo consigue.

Tiempo: ¿Algún día comenzaré una empresa?…algún día… Trabajar contra plazos es la única forma de romper la inmovilidad de un objetivo eterno. Si un objetivo no tiene plazos marcados entonces es un objetivo abierto y un objetivo abierto es un objetivo eterno.

 ¿QUE ES PERFORMANCE?

Se refiere a un sistema integrado de métodos de gestión que permiten conocer el desempeño, idealmente en tiempo real, de una empresa u organización, todo ello con el fin de mejorar su rendimiento por la vía de detectar oportunamente los problemas que se presentan y solucionarlos efectivamente.

En rigor, Performance Management es un ciclo permanente que involucra la realización de determinadas actividades, empleando métodos medianamente establecidos y apoyándose en tecnologías de la información para llevar a cabo un auténtico control de gestión del negocio.

Este ciclo, conocido con varios nombres (y al que yo llamo "Ciclo Decisional"), se puede descomponer de diversas formas, pero básicamente responde a la estructura del típico ciclo de vida de desarrollo que se ha usado desde hace décadas en ingeniería y que comienza con análisis y sigue con diseño e implementación.

En el caso particular de Performance Management, el ciclo puede ser descrito constando de las siguientes etapas:

1.- Análisis estratégico
2.- Planificación
3.- Desarrollo y monitoreo
4.- Inteligencia del negocio

Nótese que es un ciclo y, por lo tanto, no tiene comienzo ni fin, sino que se trata de un “loop” o círculo que debe ser recorrido permanentemente, pasando por todas sus fases de manera relativamente secuencial.

Para entender más cabalmente qué se entiende por performance management y conocer cuáles son las metodologías y herramientas en las que se sustenta, es necesario revisar cada una de estas etapas por separado.
 
Análisis Estratégico

El análisis estratégico puede ser algo tan elemental como aplicar el famoso método FODA, denominado así ya que consiste en enumerar las principales Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Las primeras dos son, evidentemente, las cosas positivas en las que el negocio se sustenta para posicionarse en el mercado con cierta ventaja estratégica. Las últimas dos, por el contrario, son los aspectos negativos que debemos enfrentar o solucionar para estar mejor posicionados.

La distinción entre fortalezas y oportunidades, así como la distinción entre debilidades y amenazas, generalmente se hace sobre la base de aquello que en psicología se denomina “locus”, es decir, dependiendo de si tienen un origen interno o externo. Claramente fortalezas y debilidades tienen un locus interno y, en cambio, oportunidades y amenazas un locus externo. En todo caso, independiente de la discusión bizantina de si algo es fortaleza u oportunidad (o bien, debilidad o amenaza), lo importante es reconocer y estar alerta ante todos estos factores. En otras palabras, en realidad no importa en cuál de las cuatro categorías se colocan los factores, lo importante es estar conscientes de ellos y de todas sus implicancias.

Una vez que se ha analizado la situación de partida, y se conocen las principales variables tanto internas como externas, se procede a establecer un plan destinado a alcanzar una mejor posición de aquella con la que se parte.

Aunque hay muchas metodologías para llevar a cabo esta actividad, la que yo recomiendo se subdivide en las siguientes etapas sucesivas:

1. Visión: Se debe establecer cuál es el principal concepto motivador que da vida a la empresa u organización y es muy importante que esa visión sea comunicada efectivamente a toda la comunidad para hacerlos parte de ese verdadero “sueño despierto” en el que toda buena visión debe consistir.

2. Misión: En algunos casos, especialmente en la PYME, no se justifica tener visión y misión separados, ya que con una basta (llámesele como se le llame). En cambio, en empresas mayores y, especialmente, en unidades de negocio que tienen estrategias genéricas diferentes de sus hermanas, será necesario aglutinar a todas las unidades de negocio bajo una sola visión corporativa pero varias misiones específicas.

3. Objetivos: A la luz del análisis estratégico y de la visión/misión, siempre será posible establecer objetivos, aquello que queremos mejorar o aquello que sencillamente queremos mantener o defender. Estos objetivos deben ser establecidos, entonces, con meridiana claridad y serán el punto de partida de la planificación propiamente tal.

4. Metas: A diferencia de los objetivos, que pueden ser un tanto nebulosos y cualitativos, las metas son, por definición, cuantitativas y tienen fecha de expiración. En otras palabras, las metas deben ser establecidas de tal forma que, al final del período, sea posible verificar con toda exactitud y objetividad si se cumplieron o no. Mi recomendación es definir un número de unas siete metas y que cada una de ellas represente un desafío factible de alcanzar.

FUENTES DE INFORMACION

http://seguridadsap.blogspot.mx/2007/05/qu-es-sap.html

http://blocknetworks.com.mx/bnext/?q=node/51